Kafa u kancelariji, koliko aparat na kapsule zaista košta firmu mesečno

Septembar u kancelariji uvek izgleda isto. Ljudi se vrate sa odmora, kalendar se napuni, a onda neko primeti da aparat iz kuhinje pravi kafu koja niko ne pije i da se pola ekipe i dalje spušta u kafić na uglu. Tri puta dnevno, po petnaest minuta, sa čekanjem u redu.

Kada se to prevede u brojke, ispada da kafa u kancelariji nije trošak koji treba stiskati, već stavka koja se vrlo lako preračuna.

Uzgred, izraz pauza za kafu ušao je u širu upotrebu preko sindikalnih pregovora u američkim fabrikama pedesetih godina prošlog veka, kada su radnici izborili plaćenu pauzu. Poslodavci su na to pristali nevoljno, a zatim primetili da im učinak posle pauze raste, pa je praksa ostala do danas.

Računica po šoljici

Uzmimo kancelariju sa deset zaposlenih koji popiju u proseku po dve kafe dnevno. To je dvadeset šoljica dnevno, oko četiristo mesečno.

Kod sistema na kapsule cena po šoljici kreće se okvirno između pedeset i sedamdeset dinara, u zavisnosti od brenda i pakovanja. Četiristo kapsula mesečno znači potrošnju reda dvadeset do dvadeset osam hiljada dinara.

Ista ta kafa u obližnjem kafiću košta između sto pedeset i dvesta pedeset dinara po komadu, što bi na četiristo kafa dalo iznos nekoliko puta veći, uz sve ono vreme provedeno u odlasku i povratku.

Kafa u zrnu izlazi još povoljnije po šoljici, ali traži aparat sa mlinom i nekoga ko će ga održavati. Kod manjih kolektiva ta ušteda se često pojede kroz komplikaciju.

Koji sistem odgovara kom broju ljudi

Do pet ljudi kućni aparat na kapsule potpuno zadovoljava potrebu. Jednostavan je, nema šta da se podesi, svako pravi svoju kafu i nema rasprave o tome ko je ostavio prljav aparat.

Od pet do dvadeset ljudi granica je tanka i tu se odlučuje prema navikama. Ako ekipa pije uglavnom espresso, kapsule ostaju najlakše rešenje. Ako se traži cappuccino i produžena kafa u većim količinama, isplati se jači aparat sa rezervoarom većeg kapaciteta.

Preko dvadeset ljudi kućni aparat više ne izdržava tempo. Tu se ide na profesionalni ili poluprofesionalni uređaj, jer se kućni jednostavno istroši za godinu dana neprekidnog rada.

Kod sistema na kapsule dobra strana je što jedan aparat pokriva potpuno različite ukuse. Ko voli jaku kafu uzme intenzivniju kapsulu, ko voli blagu uzme drugu, a asortiman Nespresso kompatibilnih kapsula dovoljno je širok da svako nađe svoje bez pregovaranja.

Šta se zaboravi pri planiranju

Voda je prva stavka koja se previdi. Kancelarijski aparat radi ceo dan, pa kamenac skuplja brže od kućnog, a rezultat je kafa koja postane kisela i mlaka za nekoliko meseci. Filteri i sredstva iz kategorije održavanja ulaze u mesečni budžet kao sitna, ali obavezna stavka.

Druga je čaj. U svakoj kancelariji postoji nekoliko ljudi koji kafu ne piju uopšte, a niko na njih ne misli pri nabavci. Kutija čaja i malo šećera i mleka u prahu rešavaju to za mali novac.

Treća je količina. Kapsule se ne kupuju u malim pakovanjima svakih deset dana, jer to znači deset porudžbina mesečno i deset odlazaka po njih. Veće pakovanje i jedna porudžbina mesečno štede i vreme i novac, a preko pet hiljada dinara dostava ionako ne košta ništa.

Kada aparat ne treba kupovati

Postoji i varijanta u kojoj se aparat ne plaća unapred. Kod modela sa ugovornom obavezom firma dobija uređaj uz dogovorenu mesečnu količinu kafe, pa nema početnog ulaganja niti brige oko servisa. Za mlade firme i kancelarije koje se sele to je često praktičnije od kupovine.

Za pravna lica plaćanje ide preko računa, sa svom potrebnom dokumentacijom, pa nabavka kafe ulazi u redovne troškove poslovanja bez ikakvog dodatnog papirologije.

Sitnica koja pravi razliku

Kafa u kancelariji retko je stvar budžeta, češće je stvar navike. Aparat koji radi, kapsule kojih uvek ima i šoljice koje neko pere čine da ljudi ostanu u kuhinji pet minuta umesto da odu na dvadeset. Ta razlika se ne vidi na fakturi, ali se vidi na kraju svakog radnog dana.